Hur man bygger och aktiverar guide i Novi samt ger behörighet till dem:

På Admin, Novi Inställningar, Guider finns flera guider att utforma för att använda i Novi. Det finns utöver dessa femton en Anteckningsguide samt en anteckningsguide som kallas HR-notering. Dessa har inte alla fält som beskrivs nedan utan är mer fasta. HR-notering kan med fördel användas för HRs noteringar och som cheferna ej ska få tillgång till behörighetsmässigt eller se dokumentation för sedan.

Namnge och bestäm vilka guider att använda

Dessa guider kan döpas valfritt genom att man klickar på resp guide, namnger (glöm ej ange ordning i vilken de ska visas samt se så att de är aktiva) och sparar. Visas inte alla guider så klicka ur ”Visa endast aktiva guider”. Det går också att här lägga till text i fältet Beskrivning så visas den texten som mouse-over när man för musmarkören över guiden i guidelistan. Det finns också här möjlighet att kryssa ur för en guide att åtgärdspåminnelse inte ska poppa upp för just den guiden ifråga. De flesta guider/mallar bör vara kopplade mot en ärendetyp (enklare för chefer, det påverkar även ev arkivering och gallring) men det går att frikoppla om man har en guide t ex Handlingsplan som ska kunna användas för flera ärendetyper. Då får istället chef välja ärendetyp.

Hantera innehållet i varje guide

Sedan kan man klicka på den guide man vill hantera och se över innehållet i dialogrutan. Varje guide kan ges upp till tio områdesrubriker samt upp till 30 frågefält med fråga/frågeställningar samt tillhörande fritextfält där användaren svarar. Varje områdesrubrik kan även ges en frågetecken-symbol som visas i guiden – där kan man klicka och få mer information/hjälp. Detta anges i beskrivningsfältet om man dubbelklickat på en områdesrubrik. Under varje områdesrubrik går även att lägga till Informationstext, dvs en textruta som visas inne i själva guiden om man t ex vill hänvisa till rutiner mm. Varje guide har också kontaktpersoner, åtgärder och bifoga dokument som komplement. På rubriken i hjälptext samt i informationstexterna går det även att lägga till bild och/eller länk, nedan visas länk- respektive bildikonen:

Det finns alltså i varje av dessa 25 guider:

• Rubriktext (fetmarkerad) – rubrik eller överskrift.
• Frågetext – själva frågeställningen/frågan med tillhörande fritextfält till svar.
• Informationstext – ren text som visas i guide och utskrift, ej möjlighet att besvara med textfält – det skulle kunna vara informationstext, policy, rutinbeskrivning, paragraf, bild eller dylikt.
• Datumbevakning, fälten giltig from och tom vilken går att datumbevaka på slutdatumet.

Klicka på en guide så visas ingående fälten i dialogruta. Vill du se samtliga fält, kryssa ur ”Visa endast aktiva fält”. Klicka sedan på respektive rad och namnge/skriv in frågeställning. Aktiv behöver också vara ikryssat för att fältet ska aktiveras och användas i guiden.

Det går också att för varje rad ange om fältet ska vara obligatoriskt samt i vilken ordning frågorna och rubrikerna ska komma. Du ser direkt om du loggar in i Novi hur guiden gestaltar sig. Per default vid installation finns en färdig mall för utvecklings/medarbetarsamtal – man kan använda den som den är eller ändra bland de frågeställningar som redan finns och bygga vidare så att guiden anpassas så som ni önskar använda den.

Behörighet till Novi

På Admin-Behörighet (välj behörighetsgrupp för chefer samt system Novi) finns nya rader/formulär att kryssa för, för den/de behörighetsgrupper som ska få se och använda Novi, se nästa bild.

Se över så att kryssen är ibockade för chefsgruppen samt ev övriga behörighetsgrupper som ska få tillgång till Novi. Administrator-rollen har automatiskt samtliga kryss på raderna. Kryssen som visas i nästa bild är en rekommendation och ett förslag till inställning för chefsgruppen.

Guiden HR-notering är tänkt till att användas av enbart era administratörer (HR), då läsa/skriva/ta bort för denna guide är urkryssat för alla behörighetsgrupper förutom Admin-rollen. Då får endast HR/Adminrollen tillgång till denna guide och därmed dokumentationen, läs mer i nästa avsnitt om detta.

OBS Rekommendation är att inte chefer kan ta bort anteckningar, då risken finns att dokumentation råkas ta bort. Admins/HR med behörighet kan alltid hjälpa till att radera felaktig anteckning och/eller åtgärd. Tar man bort en anteckning raderas även all information kopplad till det t ex åtgärd.