Så här fungerar digital signering i Adato och/eller Novi:

Digital signering via Bank-ID (Adato, Novi)

Här följer en beskrivning över tilläggstjänsten digital signering som kan göras i Adato och Novi och görs med Bank-ID. Tjänsten aktiveras av Miljödata efter beställning från kund, så att ni kan starta direkt.

En funktion finns i rehabärende/personärende/prehab där man kan välja ”Signera digitalt”. Här kan då en eller flera anteckningar (guider) alternativt hela ärendet signeras, av medarbetare och/eller interna resurser men även externa resurser. Det kan vara obegränsat antal mottagare och alla behöver signera för att underlaget som är skickat för signering ska bli klar-markerat. Signering sker parallellt och man ser tidpunkt för varje signatur allteftersom.

Sökning sker från personregistret i Webadmin, lägger man till extra resurs utanför organisationen, anges personnummer samt hur signering ska ske (sms eller mail). Om en mottagare nekar signering går underlaget tillbaka och chef får meddelande.

 

Signeringsprocessen

• Användaren/chefen skickar underlag för signering via funktionen ”Signera digitalt”.
• Adato/Novi skickar ett pdf-dokument med valda guider till signeringstjänsten. Personnummer behövs samt e-post (mejl) eller mobilnummer (sms).
• Signeringstjänsten skickar e-post eller sms för inloggning och signering, till mottagarna.
• Mottagarna signerar parallellt och visas även i ärende samt logg.
• Användare/chef får meddelande när dokument/underlag är signerat. Det signerade dokumentet läggs som pdf i ärendet.
• Status för signeringsprocessen visas på startsidan för användare/chef samt i ärendet.

Hur digital signering fungerar för användare/chefer

Digital signering går att göra i:

• Adato – prehabärende.
• Adato – rehabärende.
• Novi – personärende.

Så här ser det ut som funktion för användare/chef. Välj funktionen Signera digitalt, en dialogruta visas:

• Användare/chef anger namn för dokumentunderlaget, i dialogrutan.
• Kryssa för vilka som ska signera t ex ”Lägg till [medarbetaren]”, ”Lägg till mig” och/eller ”Lägg till extern mottagare”. Metod att få signeringen anges via telefonnummer (sms) eller e-postadress (mejl). Det sker sedan via BankID.
• Är det en extern resurs, visas ytterligare en dialogruta där man fyller i uppgifterna samt e-post eller sms. Alla fält behöver fyllas i, dock endast telefonnummer eller e-postadress, beroende på hur man vill skicka signeringen till mottagaren ifråga.
• Sedan klickar man på knappen ”Lägg till”.
• Välj vilken dokumentation som ska ingå i signeringen, genom att kryssa för en eller flera av guideanteckningarna. Det går också att välja alla guider (”Välj alla guider”) och hela ärendet (”Välj hela ärendet”).
• Det går att förhandsgranska innan det skickas för signering.
• Skicka sedan genom att klicka på ”Skicka för signering”, nu notifieras alla mottagare som ska signera.

Ny status i ärendet för inväntande signeringar

Ny del i ärendet visas som heter ”Signering”, där status visas – Inväntar – samt en siffra att det är X antal dokument som inväntar signering:

Det går att klicka på för att se underlag och mer information. Här ser man när underlaget blivit signerat samt om, mot förmodan, även om en signering avbrutits. Status ändras när signering sker och användare/chef får automatiskt meddelande – både när det är signerat och om det skulle ha avbrutits/avböjts.

Dokument för signering visas som bifogat dokument under funktionen Dokument inklusive ikon om det är signerat eller inte. Är det signerat visas även BankID detaljerna i slutet på själva pdf-dokumentet.

Användare/chef ser status på dokumentet under funktionen Dokument. Ikon visas:

Signerat dokument:
Inväntar signering:  
Avbruten signering:

För chef som ser signerat dokument visas detta i ärendet, själva pdf-dokumentet visar BankID signeringen på slutet.

Ny länk på startsidan samt sökbarhet på medarbetaröversikten

Även på startsidan finns ny länk som visar väntande signeringar och är klickbar, tex:

• "1 person inväntar signering"

Klicka för att komma till alla väntande signeringar. På medarbetaröversikten visas nytt sökurval (rullista) för signeringar där man kan söka både på de som har signerat, de som ska signeras (inväntar) men även de som avbrutits/avböjts: