Uppgiftsfördelning i Opus samt följa status, fördela vidare, avsluta och se chefer utan fördelning

Skapa och hantera uppgiftsfördelning i Opus

Skapa uppgiftsfördelning för överchef till underchef i Opus via fördelningsöversikten, klicka på Lägg till. Välj chef som är avsändare och korrekt organisation som fördelningen kommer från. Är du inloggad med högre behörighet kommer du att se alla/många chefer, välj isf rätt i organisationsträdet. Välj chef/er, en chef visas default med sina ansvarsområden namngivna men det går att välja Alla ansvarsområden om man vill att fördelningen ska gälla för ev org förändringar för chefer. 

Välj under valet Ansvariga för att de ska kunna få info om fördelningen samt se den i sin översikt. Medarbetare används endast om det är en medarbetare utan inloggning t ex träslöjdslärare. I det fallet sköter chefen själva fördelningen och accepterar samt bifogar underskrivet underlag, då finns det registrerat i Opus. Har man råkat skicka en fördelning till Medarbetare som har inloggning kan denne hitt fördelningen men den visas inte i Att göra på Opus startsida eller kommer via meddelandebevakningen. 

En chef som fördelar ser automatisk de hen är behörig till rent organisatoriskt men det går att välja fritt i organisationen.

I urvalet kan du välja endast chefsbehörighetsgrupper för att filtrera bort användare som inte ska få fördelning, t ex skyddsombud. Markera en eller flera chefer som ska vara mottagare - varje mottagare visas som varsin fördelning i översikten sedan och respektive chef ser endast sin tillsända fördelning. 

Ange en skapad mall för uppgifterna, när du sparar visas den som registrerad, det är först när man valt att skicka den som den faktiskt går till mottagaren av fördelningen. Mallen som visas går att justera, du kan välja att lägga till, ändra eller ta bort uppgifter, resurser via funktionen "Hantera uppgifter/resurser", samt gruppera uppgifterna om de inte är grupperade i mallen. Det går även att skapa en kommentar via funktionen "Lägg till kommentar". 

​
 

Via "Hantera uppgifter/resurser" visas denna dialogruta innan du sparar och skickar. 

Via funktionen historik ser du borttagna och reviderade uppgifter, allt som sker i fördelningen visas också i loggen längst ner. När den är skickad byter fördelningen status till skickad och mottagaren/arna får meddelande om att godkänna:

För mottagaren visas detta, där chef kan godkänna/acceptera och ev returnera/neka uppgifter, kommentar krävs då. Om uppgift nekas går den tillbaka till avsändaren som kan kommentera och skicka åter till mottagaren: 

Mottagare kan acceptera alla uppgifterna direkt och välja "Besvara", fördelningen flödar automatiskt mellan avsändare och mottagare tills dess att alla uppgifter är godkända och då är hela fördelningen klarmarkerad och därmed grönmarkerad. Status på fördelningen sker automatiskt. Loggen fylls automatiskt på och ev returneringar, kommentarer mm visas. En chef som tar emot en fördelning kan inte justera uppgifter och resurser. 

Fördela den vidare

En chef kan använda mallen för att fördela vidare, det görs genom funktionen "Fördela vidare" och återanvänder ovan mall inklusive ev ändringar. Det går att fördela vidare även om den första fördelningen inte är klarmarkerad.

Översikt och status på alla fördelningar

Översikt på alla fördelningar visas, det är förbockat att endast visa mina egna, men det går att bocka ur så ser man alla man har behörighet att se. Status visas och meddelande skickas om en fördelning är accepterad eller om en uppgift returnerats. Det går även att återkalla en utskickad fördelningar samt avsluta (funktionen "Avsluta fördelningen") om chefen slutar i organisationen.

​​
 

Se chefer som saknar fördelning

Via knappen med tre prickar (samt på Opus startsida) visas funktionen "Chefer utan fördelning", klicka för att få dessa i en dialogruta. Väljer du "Lägg till fördelning" och sedan klickar på Lägg till ansvariga så visas dessa defaultvalt och du kan skapa fördelning till dem. 

Du kan välja bort de som inte är aktuella för att få fördelning via knappen "Ej aktuell", dessa går också att se via kryssrutan uppe till vänster i dialogrutan. Det går att återställa om man av misstag klickar Ej aktuell på en chef.