Hantering av planering i Opus (ej årshjulsplanering)

Skapa planering i Opus

Skapa planering som ska generera ärende till en eller flera chefer, cheferna ifråga ser det som ärende på Att göra samt kan få meddelandebevakning på nytt ärende. Detta blir centralt planerat och underlättar för chefer att själv behöva hålla koll på allt som ska göras under året och kring det systematiska arbetsmiljöarbetet. Självklart kan en chef också välja att skapa ett ärende, både engångsärende och per intervall som ska vara återkommande. Alla ärenden visas också grafiskt i ett årshjul på Opus startsida vilket skapar tydlighet för varje chef. Du som planerar kan se mycket på startsidan, men en chef ser bara de ärenden och aktiviteter som rör hen. 

Välj avsändare till planeringen och korrekt organisation som planeringen kommer från. Är du inloggad med högre behörighet kommer du att se alla/många chefer, välj isf rätt i organisationsträdet, en chef ser endast sina ansvarsområden. 

Välj även om det ska vara en engångsplanering eller återkommande och i så fall med vilket intervall. Om det är återkommande skapar Opus automatiskt upp nya ärenden i en ny planering enligt angivna förutsättningar. 

Välj gärna urvalet chef för att slippa se alla som har någon form av inloggning, markera en eller flera chefer som ska vara mottagare - varje mottagare visas som varsitt ärende sedan i översikten (och i planeringsöversikten kan du följa resp ärende) och respektive chef ser endast sitt tillagda ärende. Klicka OK:​​

​

​

Ange sedan ärendetyp (uppföljningsbart), rubrik samt beskrivning. Beskrivning visas när man startar ärendet samt går att se i själva ärendet sedan också. Ärendehantering, dvs dokumentation av anteckningar, checklistor, åtgärder mm skiljer sig inte - beroende på om det är egenskapat ärende av chef eller kommer via planeringen, det är samma hantering i ärendedokumentationen. 

Chef som inte ser rätt underchefer

Ser chefen inte sina underchefer så betyder det att de ligger utanför den organisatoriska behörigheten och man behöver se över detta i Webadmin. 

​​​Ta sedan för vana att se över en planering inför start om den är återkommande, detta för att få med nya chefer och inaktivera gamla. 

Sök och se status och chefer i en av återkommande planeringar:

När det gäller planeringar så kan man tänka på att planeringen (detaljbilden) visar aktuell planeringsperiod om planeringen ligger med intervall.  Via funktionen "Sök mottagare" så ser man vilka intervall/perioder som finns och kan välja vilken av planeringarna man vill titta på - väljer med period under "Intervall" så visas de chefer som är kopplade till just den perioden samt status på deras ärenden:

​​

För att lägga till nytillkomna chefer i nuvarande och kommande planeringar:

Det tillkommer regelbundet nya chefer och dessa är inte automatiskt med i en planering. Så ta för vana att se över planeringar och lägga till nytillkomna chefer. Välj funktionen ''Lägg till mottagare'', då visas de som inte redan finns i planeringen, och du kan markera dem och klicka på Ok. Gör gärna urval på chefsgruppen så slipper du se övriga med inloggningskonton. Dessa nya ser inte historik på tidigare ärenden men får nytt ärende och även kommande i nästa planeringsperiod:

​​

För att ändra eller ta bort chef i en planering:

Om den gamla chefen inte behöver historiken och man vill ersätta med ny chef i denna och kommande planeringar - så kan man använda den andra knappen vid prickarna;  ''Ändra mottagare''. Detta gör att ärendet från den gamla chefen och tas över av den nya (dock står anteckningarna noterade på den gamla chefen för historikens spårbarhet). Då hänger även historiken med till den nya chefen och den gamla kommer inte åt ärendet/historik. för att ta bort eller byta - tre prickar. 

​

Om man tar bort en chef som slutat (välj "Ta bort mottagare" på de 3 prickarna till höger) så ligger ärendet/historiken kvar hos den gamla chefen. 

Det finns också funktionen ''Extra behörighet'' i ett ärende om någon ska komma åt information, t ex i de fall både avslutad chef och ny chef ska se ärendehistorik/dokumentation - eller om det är en annan resurs som ska nå ärendedokumentationen t ex ett skyddsombud. 

Klickar du via planeringen på en chef/ett ärende så kommer du in i detaljen för det ärendet - om du vill kika lite närmare på detaljerna. Då kan du direkt gå tillbaka till planeringen via funktionen "Gå till planering":