Årshjulsplanering i Opus, redigera och låsa fält i årshjulsplaneringen, godkänna och ta bort

​​Skapa/lägg till en årshjulsplanering

Via knappen ”Lägg till planering” visas dialogruta där planering skapas:

I dialogrutan så är default Valda ansvarsområden för den som skapar planeringen, detta betyder att själva planeringen ligger kvar mot de enheter som planeringen skapas (detta påverkar inte ärendet för varje chef sedan), utan styr vem som ser planeringen ifråga. Dvs den som organisatoriskt har behörighet kan se planeringen:

Via knappen Lägg till lägger man till aktuella utförare, dessa koppas direkt mot sina enheter för att ärende ska ligga på dessa arbetsplatser sedan, om chef skulle byta enhet eller ny chef tar vid (ska kunna se historik). Det går att ange på variabeln ”Standardurval på grupper för Välj utförare för planeringar” vilka grupper som default ska visas, t ex chefsgrupper och ej skyddsombud. 

Vill man i något fall ange Alla ansvarsområden, så väljer man aktivt att klicka bort angivna organisationer på en utförare så inga visas, så följer planeringsärendet den ansvarige vid förändrade ansvarsområden (dvs inte chefens nu angivna enheter utan även de som kan förändras över tid, ärendet kopplat mot den chefen följer dessa organisatoriska platser):

Planerare kan ange sig själv som utförare utöver övriga valda chefer. Det går att välja chefer oberoende av organisatorisk behörighet, för den som skapar planeringen visas default de användare som finns enlig organisatorisk behörighet. En chef kan också skapa sina egna återkommande årshjulsplaneringar här och välja sig själv som enda utförare.

Kopplade checklistor mot ärendetypen visas, är ärendetypen inte kopplad mot en eller flera checklistor visas samtliga. Klickar man på hänglåset blir just det fältet låst till nästa led av chefer som ska planera vidare neråt i organisationen. Ett låst fält kan endast låsas upp av den som planerat, om man behöver låsa upp för att framöver göra en förändring. Låsta fält innebär också att nästa led av chefer inte kan ändra detta fält och vid förändring inte heller behöva godkänna ändringen. 

På översikten ’’Ärenden’’ kan man bocka i ’’Årshjulsplanering’’, vilket innebär att ärenden som innehåller flera perioder visar samtliga perioder i översikten. Detta betyder att samma ärendeID kan finnas med flera gånger i översikten, men med olika perioder.

I årshjulsöversikten för en årshjulsplanering ser man:

·         Ärendetyp

·         Checklista/or

·         Avsändare och organisastion

·         Rubrik

·         Beskrivning

Klickar man på pilen för att fälla ut detaljerna ser man:

·         Ingående chefer, i ett eller flera led

·         ÄrendeID på varje ärende

·         Tidigare status

·         Checklisteperiod

·         Status på checklisteperiod

·         Notis om den är vidareskickad

·         Tre prickar med fler funktioner (byta chef, skicka vidare)

Man ser ingående chefer och dess ärenden, en pilsymbol går att klicka på för att se flera led av den vidareskickade årshjulsplaneringen samt status.

 

Ändra en redan utskickad befintlig årshjulsplanering

Om man i något skede vill ändra en årshjulsplanering, t ex ändra text, checklista mm inför nytt år, så sök fram årshjulsplaneringen och klicka på redigeringssymbolen längst upp för samlingsärendet för att få upp dialogrutan:

Då öppnas dialogrutan och det går att ändra innehåll. Är ett fält låst, så öppna det via låssymbolen och lås igen när ändringar/justeringar är gjorda. En chef som fått vidareplanering och ska planera vidare, kan inte öppna låsta fält, det kan endast den som skickat den (samt den med behörighet).

Gör inga omförändringar för mottagande chefer, t ex att ta bort många i hela kedjan, då avslutas dessa chefers ärenden. Behöver man avsluta planeringen och skapa ny om det är stora förändringar för hur man skickade vidare i organisationen, eller helt ny grund i årshjulsplaneringen, så avsluta den i så fall och skapa ny.

Godkänna vid förändring av befintlig årshjulsplanering

Om en planering redigeras distribueras förändringen ut till direkt underliggande utförare om de inte har planerat vidare i en undernivå. Om planeringen har planerats vidare blir förändringarna valbara för chefen att acceptera eller neka. Undantag från detta är när ett förändrat fält är låst, då distribueras förändringarna direkt ner till nästa nivå/er. Vid förändring visas detta för utförare:

Klickar utförare på cirkeln med utropstecken visas denna dialogruta för att godkänna/neka förändringen:

Klicka på cirkeln med utropstecken:

Man ser under ”Förändrade fält” vilken förändring som gjorts och som ska godkännas, i bilden ovan t ex nytt förändrat startdatum.

Om det är låsta fält visas inte ovan möjlighet att godkänna/neka, men chef (utförare) kan få meddelande om att förändring är gjord. Om det inte är låsta fält, visas frågan att godkänna/neka i varje steg av årshjulsplaneringen.

Även om man inte godkänner, så kan chef fortsätta att arbeta med ärendet och dess intervaller, men då enligt den planering som var tidigare, innan förändring skedde. Skulle ytterligare förändring ske i planeringen längre fram, får chef frågan igen om att godkänna/neka. Vid godkännande godkänns då även de förändringar som ligger bakåt i tiden, om flera förändringar gjorts över tid. Det chef hunnit dokumentera under tiden, när förändring skett och ej godkänts, bevaras i dokumentationen. Alltså är det bra att låsa så många fält som möjligt för att få en enkel struktur för alla inblandade, men låta de fält som verkligen chefer i olika steg vill styra över (såsom datumstart), vara olåsta. Och att chefer vidare ner i kedjan låser fält i sin tur.

Planera vidare i organisationsstrukturen

Det går att i årshjulsplaneringen, planera vidare till nästa chefsled, och vid behov låsa ytterligare fält samt ändra innehåll i planeringen. T ex kanske startdatum eller tidsintervall ska skilja sig åt från grundplaneringen. Låsta fält går inte att ändra för nästa och nästkommande led av chefer, dvs de som kommer högst uppifrån går ej att ändra, likaså om det går vidare ytterligare en nivå. Detta möjliggör att HR kan skicka grundplaneringar som är över hela organisationen men förvaltningschefer kan skicka vidare med mer anpassningar för just sin verksamhet, t ex byta tidsintervall, lägga till annan checklista osv. Det går att göra i flera nivåer av chefsled, HR kan också hjälpa chefsled att rent administrativt göra planeringen, fördelen är att chefer som står som avsändare i sitt led, kan se sina underchefer och dess arbete/status.

Chef som fått planering till sig kan planera vidare genom att klicka på de tre prickarna och välja alternativet ”Redigera”:

En chef som fått planeringen uppifrån kan inte låsa upp låsta fält men kan i sin tur låsa fält när hen planerar vidare till nästa led av chefer. Hela strukturen visas om man klickar på årshjulsplaneringen, varje årshjulsplanering går att expandera för att visa hela kedjan och det fortlöpande arbetet, inklusive status. 

Ta bort årshjulsplanering eller delar i en planering

Klicka på de tre prickarna vid årshjulsplaneringen för att välja funktionen "Ta bort":

Ska en chef i hela kedjan ta bort något, så visas två val vid val att ta bort ärende i årshjulsplaneringen:

Antingen kan man radera helt, man får också valet att ingående dokumentation (t ex guide, checklista), flyttas upp till övre nivå dvs avsändande chef till just den chefen. Siffra visas också inklusive mer information om fler chefer påverkas i kedjan av årshjulsplanering, dvs siffran anger om fler påverkas av raderingen, dvs hur många som påverkas i ledet neråt. Man får bekräfta valet:

·         Ta bort dokumentation – raderar ärende inklusive dokumentation som gjorts.

·         Behåll dokumentation – raderar ärende men flyttar dokumentation till samlingsärendet.