12.1 Skapa en årshjulsplanering

Via knappen Årshjulsplanering kan du se de planeringar som skickats ut och skapa nya. Det går att filtrera enligt behörighet samt klicka på en planering för att expandera och visa mer information. Det blir alltså en och samma planering för varje år som man vid behov kan justera, till exempel genom att byta checklista inför nästa år. Detta skapar större tydlighet och översikt för både de som planerar och de som sedan ska utföra i ärende.

Skapa en årshjulsplanering

Klicka på ”Lägg till planering” för att visa den dialogruta som används för att skapa en planering.

I dialogrutan är standardinställningen ”Valda ansvarsområden” för dig som skapar planeringen. Det innebär att planeringen kopplas till de enheter som valts vid skapandet. Detta påverkar inte de enskilda ärendena som cheferna senare arbetar med, utan styr enbart vilka som kan se planeringen i översikten för årshjulsplanering. Endast användare med behörighet till de aktuella organisatoriska enheterna kan se planeringen.

Med knappen ”Lägg till” kan du lägga till fler utförare. Dessa kopplas direkt till de organisatoriska enheterna, vilket säkerställer att ärendet följer med till rätt arbetsplats även om en chef byter enhet eller om en ny chef tar över, och historiken blir därmed alltid tillgänglig.

Om du i något fall vill att utföraren ska omfatta alla ansvarsområden, kan du aktivt ta bort de förvalda organisationerna för den personen. När inga enheter är valda följer planeringsärendet automatiskt utförarens ansvarsområde vid organisationsförändringar, på samma sätt som i den tidigare hanteringen.

När du skapar en planering kan du, utöver de utförare du redan valt, också ange dig själv som utförare. Det går att välja utförare oberoende av organisatorisk behörighet, men de användare som du har organisatorisk behörighet till visas förvalda. Checklistor som är kopplade till ärendetypen visas i listan och du kan enkelt välja en eller flera. Genom att klicka på hänglåset kan du låsa ett fält, vilket innebär att samma inställning följer med till nästa nivå av chefer som planerar vidare i organisationen. Du kan skapa en planering med startdatum bakåt i tiden.

I bilden nedan visas att alla checklistor är tillgängliga eftersom ärendetypen inte hör ihop med en specifik checklista. På bilden syns också hur det ser ut när ett fält är låst för en mottagare som ska skicka planeringen vidare. 

Årshjulsplaneringen uppdateras även på startsidans grafiska årshjul med intervall. Vid översikten ”Mina ärenden” kan man bocka i ”Årshjulsplanering”, det innebär att ärenden som innehåller flera perioder visar samtliga perioder i översikten. Detta betyder att samma ärendeID kan finnas med flera gånger i översikten, men med olika perioder.

Du som chef kan också skapa dina egna återkommande årshjulsplaneringar om din behörighetsgrupp har behörighet till detta.

Se ingående delar i en årshjulsplanering

I årshjulsöversikten för en årshjulsplanering ser man:

• Ärendetyp
• Checklista/or
• Avsändare och organisastion
• Rubrik
• Beskrivning

Klickar man på pilen för att fälla ut detaljerna ser man:

• Ingående chefer, i ett eller flera led
• ÄrendeID på varje ärende
• Tidigare status
• Checklisteperiod
• Status på checklisteperiod
• Notis om den är vidareskickad
• Tre prickar med fler funktioner (byta chef, skicka vidare)

Det kan också visas denna cirkel-symbol om ändring gjorts:

Man ser ingående chefer och dess ärenden, en pilsymbol går att klicka på för att se flera led av den vidareskickade årshjulsplaneringen, till exempel som i bilden nedan att Gustaf skickat vidare till Jakob (samt att det i stället för status står ”skickad till X utförare”: