6. Guider

Guiden Anteckning

Med anteckningsguiden kan du enkelt dokumentera olika händelser i ett arbetsmiljöärende. Det kan vara en anteckning om en händelse som inträffat, eller en planering av något som till exempel en arbetsplatsträff, inspektion eller kartläggning. Det kan också vara löpande dokumentation om en kontakt med Arbetsmiljöverket eller andra möten.

Klicka direkt på guiden Anteckning.

Ange datum, ansvarig, rubrik samt själva anteckningen du vill dokumentera. Du kan även koppla in berörda kontaktpersoner, bifoga aktuella dokument samt skapa åtgärder för planerade aktiviteter. Opus hjälper sedan till att bevaka det som är planerat framöver. Planerade åtgärder visas tydligt i ärendet, samt under ”Att hantera” på startsidan om de blivit försenare. Ändrar du i en anteckning eller skapar en ny, får du upp åtgärdsdialogrutan direkt – då Opus vill hjälpa dig att skapa aktiviteter för den fortsatta planeringen.

Nu skapas en anteckning i ärendet. Klicka anteckningens rubrik för att se mer information samt komma åt knappar för till exempel redigera och skriv ut. För varje dokumentation som görs, skapas en ny anteckningsrad.

Guiden checklista

Med hjälp av checklistor kan du kartlägga och följa det dagliga arbetsmiljöarbetet. Som chef använder du en av de checklistor som är tillgängliga i Opus för den aktuella ärendetypen. Det innebär att olika ärenden kan ha olika typer av checklistor, vilket underlättar för dig som chef.

Välj guiden Checklista och välj sedan vilken checklista du vill använda (om det finns flera alternativ). När du markerar en checklista visas mer information om den. Klicka på ”Öppna vald checklista” för att börja dokumentera.
 

Checklistan öppnas, och du kan nu börja dokumentera:

I själva checklistan svarar du på frågorna så gott det går. Checklistorna kan innehålla fritextfrågor, kryssrutor eller en kombination av båda. Det kan vara olika svarsalternativ, på vissa delar kryssar man bara i ett av alternativen. Vissa kan visas med färgmarkering, då det automatiskt blir en färg ifylld på risken om man kryssar för det alternativ som färgen visar:

Väljer jag här att göra en åtgärd ändras utseendet på risken med hänsyn till den åtgärd jag valt att lägga upp och om man kryssar i en förbättring efter utförd åtgärd:

Respektive åtgärd lägger sig direkt under frågeställningen också så man enkelt ser dem ihopkopplade.

På vissa frågor kan även en riskmatris visas när du kryssar i:

Där kan du välja utifrån matrisen och de färgkoder som visas i matrisen ovan. Den färgen visas sedan i checkboxen för den besvarade frågan. Risknivå-värdena är:

Via symbolen kan du lägga till en åtgärd till just den frågan. Det går också att i varje checklista, allra längst ner, lägga till generella åtgärder samt inkopplade kontaktpersoner längst ner i guiden. När du dokumenterat klart och bifogat ev aktuella dokument så sparar du genom att klicka på ”Spara”. Checklistan sparas nu till ärendet.

Guiden Riskbedömning

Varje arbetsmiljöproblem ska riskbedömas. Denna guide kan användas för situationer som uppstår utanför det löpande arbetet, till exempel vid avdelningsflytt eller omorganisation. Bedömningen ska baseras på en avvägning mellan vad som kan inträffa, vilka konsekvenser det kan få och hur sannolikt det är att det sker.

För varje risk görs även en konsekvensbedömning, där sannolikheten för att händelsen inträffar och hur allvarlig konsekvensen blir anges på en skala. Dessa värden sammanvägs till en prioritering som visar hur viktigt det är att åtgärda risken. Riskbedömning används både i det övergripande arbetsmiljöarbetet och i det dagliga arbetet.

Lägg till en ny Riskbedömning

Börja med att anteckna i den övre delen av guiden. Lägg sedan till riskområde och påbörja riskbeskrivningen i fälten Risker. Opus ger förslag på tidigare sparade risker.

Ange risknivå, ett värde skapas automatiskt när du väljer i riskmatrisen. En färgmarkör samt värde visas.

Klicka på knappen med tre prickar för att ange ytterligare information, såsom orsak och konsekvens, samt åtgärder:

Lägg till fler riskrader vid behov och sätt in åtgärd för varje risk. Allra längst ner går att lägga till kontaktpersoner och se de inplanerade åtgärderna. Spara sedan hela riskbedömningen.

Flytta guide, riskbedömning eller checklista till annat ärende

Du kan flytta en guide, riskbedömning eller checklista från ett ärende till ett annat om det hamnat på fel ärende. Klicka på pilknappen och ange ID numret på ärendet du vill flytta checklistan till: