5. Hantera ärenden och checklistor

Genom årshjulsplaneringen får du som chef en förenklad och mer strukturerad ärendehantering. All hantering sker via årshjulet och utgår från ett och samma ärende per planering, oavsett tidsperiod. Detta är utformat för att öka användarvänligheten och ge bättre överblick.

Du kan öppna ärendet direkt via årshjulsplaneringen eller via länk från startsidan och ärendeöversikten. På så sätt ser du tydligt vilket intervall som ska genomföras, vad som redan har gjorts tidigare samt samlad historik kring åtgärder och uppföljning. Detta underlättar både för dig som arbetar löpande i ärendet och vid ett eventuellt chefsbyte, där en ny chef enkelt kan ta över och få full överblick.

Checklistor grupperas i ärendet och visar aktuell status. Den senaste statusen visas alltid på ärendenivå, även om någon period har missats. Checklistor kan grupperas:

• Per period
• Per checklista
• Per status

Anteckningar och riskbedömningar grupperas per tidsperiod baserat på datum. Vid gruppering per checklista eller per status visas anteckningar och riskbedömningar under kategorin Övrigt, eftersom checklistan då är det primära.

Intervallen illustreras alltså tydligt i ärendet med statusfärg som visar om den är påbörjad (röd) eller klar (grön). Detta ger även bättre översikt för planerare.

I checklistan kan du vilken tidsperiod du vill titta på och den aktuella tidsperioden är förvald. Checklistor kan kopplas till en valfri period oberoende av när den skapas:

Eftersom samma ärende används över tid samlas all historik på ett och samma ställe. Det ger en tydlig överblick bakåt i tiden och gör det enkelt för en ny chef att ta över och snabbt sätta sig in i tidigare arbete. Samtidigt får de som arbetar med uppföljning en samlad vy över checklistor, åtgärder och övrig dokumentation i ärendet.

Det är också möjligt att skapa checklistor för flera enheter, även om behörigheten endast ligger på övergripande nivå i organisationen. Guider och checklistor kan kopplas utan begränsning till olika delar av organisationen, även utanför det egna ansvarsområdet.

Klarmarkera checklista – status Utförd

För att tydliggöra status i processen kan en checklista klarmarkeras. Detta gör det enklare att följa upp och se vad som är färdigställt. När du öppnar en checklista använder du knappen ”Spara och klarmarkera” för att markera den som klar.

Ärendestatusen ”Utförd” markerar att perioden har slutförts och att minst en checklista ingår i ärendet. Statusen kan sökas fram i ärendeöversikten genom att klicka på ”Visa årshjulsperioder” och välja Utförd. I årshjulsplaneringsvyn visas hela kedjan och vilka chefer som har genomfört uppgifter.

Det betyder också att du gjort klar denna period för checklistan i årshjulsplaneringen och får meddelande när ny period kommer.