11.2 Skapa en uppgiftsfördelning

I Opus kan du skapa uppgiftsfördelningar genom att utgå från färdiga mallar och redigera dem efter behov, och sedan skicka dem till en eller flera mottagare. Mottagaren kan sedan godkänna, neka och/eller fördela vidare hela eller delar av fördelningen. Om mottagaren har nekat en uppgift kommer den tillbaka till dig med en kommentar, så att du kan göra nödvändiga förändringar och sedan skicka uppgiften till mottagaren igen för godkännande.

Du kan också enkelt se status på dina uppgiftsfördelningar samt vilka chefer som saknar uppgiftsfördelning. 

Du skapar en uppgiftsfördelning genom att klicka på knappen ”Lägg till” i översiktsvyn för uppgiftsfördelningar och fylla i fälten i den dialogruta som öppnas.

Förklaring till fälten:

• Datum: datum då fördelningen skapas.
• Giltighet: normalt används Tills vidare, men du kan också välja Tillfällig för att fylla i start- och slutdatum.
• Ansvarig: den avsändare som delegerar uppgiften. Den inloggade användaren är förvald, men det går bra att välja någon annan i stället, till exempel om HR skapar uppgiftsfördelningar för en chefs räkning.
• Organisation: den del av organisationen som uppgiften fördelas från.
• Mottagartyp: välj ansvarig eller medarbetare. Endast ansvariga kan logga in och acceptera fördelningen, för medarbetare bifogar du i stället en signerad fördelning som dokumentation. Mer information finns längre ner i den här artikeln.
• Mottagare: klicka på knappen ”Lägg till” för att ange en eller flera personer som ska ta emot fördelningen. Ett nytt fönster öppnas där du kan filtrera utifrån organisation, behörighetsgrupp och chefer som inte redan har en fördelning. Organisation och grupp har förvalda värden, men du kan ändra dem om du behöver. Mottagarnas område är förvalt utifrån deras organisationsbehörighet, men du kan ändra det genom att klicka på texten.

• Uppgifter: välj någon av de färdiga mallarna. Du kan redigera uppgifter och resurser i nästa steg.
• Beskrivning: beskriv vad uppgiftsfördelningen innebär

Klicka sedan på ”Spara”. När du sparar är fördelningen registrerad (grå status), men ännu inte skickad till mottagaren.

Redigera uppgifter och resurser i fördelningen

Markera fördelningar i listan och klicka på Visa/redigera för att öppna fördelningen.

Klicka på ”Ändra grunduppgifter” för att redigera de fält du fyllde i när du skapade uppgiftsfördelningen. Under funktioner går det också att bifoga dokument till fördelningen.

Klicka på ”Hantera uppgifter/resurser” för att redigera fördelningens uppgifter och förutsättningar.

Här kan du redigera beskrivningen av uppgifterna/förutsättningarna och lägga till/ta bort nya uppgifter/förutsättningar.

Med knappen ”Hämta uppgifter från mall” kan du välja att byta ut hela grundmallen eller att behålla nuvarande mall och lägga till ytterligare en mall.

Listan över uppgifter/förutsättningar kan sorteras utifrån olika områden så att den blir mer lättläst, och det gör du genom att välja ett område i listan. Listan över valbara områden kan redigeras av systemadministratören.

Så här ser det ut när uppgifterna sorteras per område:

Skicka fördelningen till mottagaren

Klicka på ”Skicka till mottagarna”. När du skickat får fördelningen status ”Skickad till mottagare” (orange) och mottagarna får e-post om att de har en ny fördelning att hantera. Om du fyllt i flera mottagare skapas en uppgiftsfördelning per mottagare.

Fördelningar till medarbetare

I dagsläget kan endast användare logga in och acceptera en uppgiftsfördelning. Det går ändå att använda Opus för att dokumentera att man fördelat en uppgift till en medarbetare, trots att medarbetaren inte kan logga in och acceptera den i systemet. Du behöver då skriva ut fördelningen och få den underskriven för att sedan scanna in den och ladda upp i Opus.