Hantering av skyddade personer och manuell hantering av medarbetare

Stärkt hantering för skyddade personer/medarbetare

Miljödata erbjuder nu i o m ny version september 2026 bättre stöd för att hantera medarbetare med olika skyddsnivåer direkt i systemet. Funktionaliteten gör det möjligt att skydda känsliga personuppgifter i enlighet med era behov utan att tappa viktiga dataflöden som anställningar och frånvaro.

Som kund väljer ni själva vilken skyddsnivå som ska gälla per person och hur uppgifterna ska hanteras. Det går att ställa in i integrationen till Miljödatas system om och i så fall vilken skyddsnivå som ska importeras. En ny parameter på personnivå kan skickas i överföringen till Miljödata, den heter skyddsnivå. Det är inte tvingande att skicka ett värde på denna, skickas inget så är det 0 som standard dvs ingen skyddsnivå.

Vilket tecken som helst kan skickas — det mappas automatiskt mot en av tre fasta skyddsnivåer, om det i integrationen kommer med värde 1, 2 eller 3:

• Nivå 1 – Sekretessmarkering (lägsta nivå - spärr)
• Nivå 2 – Skyddad folkbokföring (mellannivå – dold adress)
• Nivå 3 – Fingerade personuppgifter (högsta nivå – fungerar som ny person)

Sedan tidigare kan ni välja och ställa in vilka fält som ska rensas vid inläsning av en person med skydd (t.ex. namn, adress, e-post, telefon). Personer med skyddsnivå 3 (fingerade personuppgifter) läses aldrig in via importen och ska normalt inte finnas med i importfilen. Vid de fall en person har skyddsnivå 3 utan flaggning läses personen in med Skatteverkets nya fingerade personuppgifter, som övriga medarbetare.

Har ni annat format på skyddsnivå i integrationen, t ex annan text än 1, 2, 3, så kan detta anges i Admin för att mappas korrekt.

OBS Kontrollera om möjlighet finns att i integrationen skicka med kolumn för skyddsnivå på personer!

Går det i er integration inte att skicka det, går det att hantera manuellt.

Om ni skickar annan form av text eller värde för skyddsnivå än 1, 2 och 3, så ange dessa värden / mappningskoder på Admin – Generella inställningar, Listvalet Skyddsnivå. Dubbelklicka för att ange värdet som kommer via er integrationen, på respektive nivå, och spara sedan:

Värdet skickas då i kolumn markerat på medarbetaren.

Läs mer i integrationsspecifikationen (denna är uppdaterad här i supportforumet, på Dokument & Manualer - Övrigt) och undersök vad som går att skicka via just er integration. Ta gärna kontakt med oss för att diskutera era möjligheter vid integrationen!

Manuell hantering per person i Admin (fliken Personer)

Till detta tillkommer också en manuell hantering av medarbetare. Man kan manuellt markera en person. Om denna markering är gjord på en person, så skrivs inte grunduppgifterna (namn, adress, e-post, telefon) över av integrationen utan bibehålls. På så vis går det att hantera en person som blivit skyddad och lästs in, alternativt om ni inte kan ange skyddsnivå i integrationen. På personen visas möjlighet att stänga av ”Automatisk hantering” och då blir personen istället manuellt hanterad.

Klickar man ur ”Automatisk hantering” dvs att man hanterar personen manuellt, kan man ange skyddsnivå. Anger man inte skyddsnivå, kan denna funktion ändå användas för att hantera en person manuellt. Dvs om man av annan anledning ej får över en person via integrationen går det att lägga upp manuellt och låta denna markering ange att personen fortsatt ska hanteras manuellt.

Har man manuellt hantering, kan man radera uppgifter om en person t ex i efterhand fått skyddsnivå och initialt förts över med uppgifter via integrationen. 

På denna person kan ni då fritt ange egna eller fingerade uppgifter i gränssnittet, dvs skyddsnivå sätts manuellt på denna person utan att komma direkt via integrationen. Det är inställningsbart om anställningar och frånvaro ska fortsätta uppdateras via integration (läs mer i integrationsdokumentationen) trots att personen hanteras manuellt. Det innebär att ni kan behålla dataflöden för t.ex. sjukfrånvaro och anställningsförändringar även för skyddade personer. Default är att anställnings- och sjukfrånvarouppgifter uppdateras via integrationen men grunduppgifterna kan ändras. Kontakta Miljödata om ni vill ändra på dessa inställningar så att även de rensas och hanteras manuellt.

Markerar man av skyddsnivå på den manuellt hanterade personen, återgår personen till normal hantering och importdata flödar in som vanligt. Personen och dess kopplingar finns kvar i systemet under hela perioden.

Denna inställning för manuellt hanterad medarbetare går såklart att använda i andra syften, dvs registrera och hantera en medarbetare som normalt inte läses in via integrationen. Då anger man helt enkelt inte skyddsnivå, om det då inte är aktuellt.

Aktivera så här:

Variabeln finns i Admin under System – Generellt – Variabler och heter ”Använd manuell hantering och skyddad identitet”. Kryssa i och spara.

Möjlighet att visa markering för skyddad person inne i systemen

En text visas för chef att medarbetare har skyddsnivå för att ytterligare informera om försiktig hantering, både för nivå 1 och 2. Detta visas på rehabärende och prehab i Adato, händelse i Stella och personakt i Novi. Det visas så här:

Standardtext är inställd för nivå 1 och 2, ni kan både ändra defaulttext alternativt radera om ni inte vill att det ska visas alls gällande nivå 1 – Sekretessmarkering och nivå 2 – Skyddad folkbokföring. Nivå 3 - Fingerade personuppgifter är default tomt och bör vara utan beskrivningstext eftersom det är högsta säkerhetsnivån och bör ej visa att en person har detta.

Ändra (eller ta bort helt) här:

Gå då till Admin – Generellt, listval och ”Skyddsnivå”, dubbelklicka på nivå 1 respektive nivå 2 för att justera eller ta bort text. Spara sedan.