Fliken Gallring

Under gallringsfliken - inställningar ställer man  in när olika begrepp ska gallras (tas bort) ur databasen. Detta bör föregås av interna diskussioner med GDPR-ansvarig samt enl er dokumenthanteringsplan. Man kan här ange om begreppet ska gallras och i så fall efter hur länge (månader, kvartal eller år). O = begreppet gallras inte utan sparas.

Inställningarna  som läggs in styr när systemet ska känna av villkoren, dvs leta upp och visa det som då bör gallras (tas bort) enligt dessa inställningar, det är inte detsamma som att det faktiskt raderas, det görs på gallringssidan – där behöver man klicka för att utföra själva gallringen!

På gallringssidan visas även när gallring gjorts samt att man har chansen att se över datan som ska gallras innan man faktiskt utför åtgärden. Med detta sagt kan ni vara trygga i att göra gallringsinställningar då inget raderas automatiskt.

Gallrad information raderas och används då heller inte i statistik. Vill man använda statistik bör man justera gallringstider därefter.

Hur att tänka kring gallringsinställningar

Tänk på att många av begreppen hänger ihop och korrelerar med varandra, samt även med den import som görs till systemen. Dvs anger man att man vill radera medarbetare som inaktiverats samt sjukfrånvaro en viss tid tillbaka – så behöver man även se över hur långt tillbaka man för över denna typ av information från integrationen. Annars riskerar man att gallra uppgifter som sedan kommer tillbaka via integrationen.

Obs! Ändrar ni inställning för er integration till våra system, dvs hur långt tillbaka ni skickar filer så meddela även Miljödata detta! Eftersom vi anger fr o när filer rensas så behöver vi säkerställa så att vi inte undviker glapp av information!

Väljer man att gallra medarbetare så visas de som inte har någon form av dokumentation, vare sig sjukposter, intyg, händelse, rehabärende eller annan form av anteckning. Därav hänger begreppen ihop och korrelerar med varandra, dvs beror på hur övriga begrepp är inställda för just gallring. T ex om en medarbetare inte slå igenom för gallring kan man först behöva se över när annan typ av data gallras, dvs har man då ställt in att intyg, sjukfrånvaro och prehabanteckningar ska tas bort som är äldre än 5 år, så går det inte att ta bort medarbetaren förrän de uppgifterna gallrats. När dessa gallrats och det inte längre finns något kopplat till den inaktiva medarbetaren, blir den aktuell för gallringsinställningen just för avslutad medarbetare.