Frågor och svar kring datauttag / arkivuttag

Vanliga frågor och svar kring datauttag / arkivuttag / exituttag:
 

1. Vilket format är PDF:en i?
   Svar: Formatet brukar normalt sett vara i PDF/A-1b som är arkivbeständigt, det är också det formatet vi rekommendera. Men vi kan stödja vissa andra format som t.ex. A-2b eller A-3b.
    
2. Hur levereras informationen till oss vid ett exit/datauttag, alltså hur är den strukturerad?
   Svar:
   Adato: Alla filer av samma typ läggs i en egen katalog. T.ex. alla prehab-ärenden i en katalog och alla rehab-ärenden i en.
   Stella: Alla filer kommer i samma katalog om ni inte önskar få det uppdelat per händelsetyp i olika kataloger.
   Novi: Där kommer alla filer i samma mapp för det finns bara en typ av filer.
    
3. Går det att skilja på pågående anställningar och avslutade när en exitrapport tas ut för avslutade ärenden?
   Svar: Ja vi kan välja endast aktiva anställningar eller endast avslutade/inaktiva eller både och.
    
4. (Adato) Kan man få rehab- och prehabärenden i samma PDF?
   Svar: Nej det går inte.
    
5. (Adato) Kommer filerna vara uppdelad per ärende eller per person?
   Svar: Exporten sker uppdelat per ärende/anteckning. Man kan få det grupperat per person om så önskas, i så fall om samma person har två ärenden, så kommer dessa i samma PDF. 
   Prehab-anteckningar levereras också på samma sätt.
    
6. (Adato) Hur döps filerna med datauttag från Adato?
   Svar: Personnummer + namn (YYYYMMDD-XXXX_Förnamn Efternamn.pdf)
   Man kan välja att dela upp filerna per ärende, i så fall döps det till personnnummer + namn + ID för rehabärendet. 
   Då döps dessa t.ex: "YYYYMMDD-XXXX_Förnamn Efternamn_2474.pdf"
    
7. (Adato) Hur döps bilagor?
   Svar: Bilagor döps: "YYYYMMDD-XXXX_Förnamn Efternamn_Bilaga1.pdf" och om ni önskar få med även originaldokumentet så kommer även det med som: "YYYYMMDD-XXXX_Förnamn Efternamn_Bilaga1_Original.pdf"
    
8. (Adato) Är det möjligt att särskilja ett pågående ärende mot ett avslutat?
   Svar: För rehabärenden går det att göra. För prehab finns inget som heter "avslut" och därför går det heller inte att bryta på det.
   Alternativet kan vara att ta fram de som registrerats senaste året som "pågående" och tidigare anteckningar isåfall räknas som "avslutade". Om det är intressant får vi bestämma en exakt tidsgräns var brytgränsen ska gå.
    
9. (Adato) Hur levereras intyg från ett rehab-ärende?
   Svar: Inscannade intyg kommer som en bilaga.
    
10. (Adato) Hur levereras intyg från ett prehab-ärende?
    Svar: Intyg i prehabärenden som kommit via intygsguiden kommer i en egen mapp utöver rehab- och prehab-mappen.
     
11. (Stella) Kommer filen vara uppdelad per händelse eller per person?
    Svar: Exporten sker grupperat per händelse. Om man önskar så kan man få det grupperat per person i en och samma fil. I så fall om samma person har två skador så kommer dessa i samma PDF. Om det inte finns namn att hämta (t.ex anonym) så blir dessa filer grupperade på händelsetyp, t.ex. "brukareskada nr 4"
     
12. (Stella) Hur döps filerna med datauttag från Stella?
    Svar: Vi försöker alltid hämta personnummer + namn (YYYYMMDD-XXXX_Efternamn, Förnamn.pdf) men om båda dessa saknas tar vi händelsetyp + händelseid + personID.
    T.ex. "Skada med frånvaro 45_Händelseperson 4723.PDF"
    Detta eftersom det finns olika sorters personer i Stella, elever, medarbetare, konsulter, brukare etc och även anonyma (inget personnummer och/eller namn). Filnamnen kan då inte formas efter personnummer + namn utan döps då enligt typen av händelse. Det går även att välja egna prefix/suffix till dessa namnen om så önskas, samt ta bort namn från filerna och endast gå efter personnummer.
     
13. (Stella) Om kunden saknar personnummer men har namn. Hur döps filen då?
    Svar: Den döps då till händelsetyp + händelseid + namn
    T.ex. "Skada med frånvaro 45_Förnamn Efternamn.pdf"
     
14. (Stella) Det står olika namn i filnamnet mot vad som står inuti avvikelsen?
    Svar: Det namn som visas inuti händelsen är namnet på kontaktpersonen som angetts när man registrerar en händelse. Att det bara står ”Förnamn” och ”Efternamn” är en inställning som ni själva kan styra via Admin/WebAdmin för den guiden.
    Personen som det gäller står längst ner i fotnoten i dokumentet.
     
15. (Novi) Hur döps filerna i ett Novi-uttag?
    Svar: Personnummer + namn (YYYYMMDD-XXXX_Förnamn Efternamn.pdf)
     
16. (Novi) Kommer filen vara uppdelad per ärende eller per person?
    Svar: Novi har inte stöd för "en PDF per anteckning". Så där blir det en PDF för varje person där samtliga samtal/anteckningar ingår. Till det kommer ev bifogade dokument som bilagor.
     
17. Lösenordskyddade filer/bilagor i systemet, hur hanteras dessa?
    Svar: Lösenordskyddade filer kan vi inte läsa och då inte konverteras. Då skickas originalfilen med istället. Det är oftast äldre filer som är sådana, nu förtiden tillåter vi inte att ladda upp såna filer i systemet.
     
18. Hur kommer ni skicka filen till oss?
    Svar: Via SFTP brukar vi normalt sett skicka den. Vi brukar zippa den med lösenord i en annan zip så kan man inte se vad som finns i, om det önskas.
     
19. Bifogad zipfil innehåller ur ett uttag för Adato respektive Stella kan se ut, med bifogad metadata.