Aktiviteter i Adato

Så här fungerar aktiviteter i Adato

Processkedjan och dess aktiviter ställs in via Admin. 
De ligger inaktiva men förberedda. Så fort en aktivitet har börjat användas så låses den. 

Om man vill ändra aktivitetet får man inaktivera och kopiera till en ny aktivitet. Vissa fält går att redigera i efterhand, det som inte påverkar själva beräkningen.

Aktiviteter används i rehabjournalen som processpilar och under Att göra, både i rehabjournalen och på startsidan. 

Välj att aktivera de som finns förberedda i admin eller skapa nya (de inaktiva visas om du väljer att att filtrera dessa. Se nedanstående bild från Admin:

Vid start visas inte pilarna alltid direkt utan infaller allt etfersom efter startdatum för dem, de visas heller inte retroaktivt utan för nya ärenden. Notera att det kan dröja över natten innan aktivitetsberäkningen startar igång.

 Per default visas även en aktivitet för ”Samtliga grupper” Det går dock att för aktiviteten välja ”Endast valda” samt markera en eller flera behörighetsgrupper. Då kan man för dessa kryssa för ”Visa” samt ”Notifiera”. Man kan klicka för endast Visa utan att gruppen ska få Notifiera, men inte tvärtom.

Beräkningstyp: Ange hur dagarna/perioderna ska räknas. 

Förkortning: ange förkortning som ska stå på processpilen. 

Förebyggande: om den ska användas förebyggande och inte för rehab. 

Beskrivning: vad som visas när man för musmarkören över pilen i rehabjournalen samt det som visas i Att Göra. Beskriv tydligt för cheferna här! 

Antal dagar: när aktiviteten visas i Att göra. Utför senast: pilen är gul tills x dagar gått, då blir den röd.

 Beräkningsstart: beräkningarna börjar fr o m detta datum, bör vara i närtid (automatiskt datum sätts när man kryssar för aktiv på aktiviteten). 

Aktivitetsstart: aktiviteter skapas fr o m detta datum, innan detta datum visas inte som aktiviteter. Viktigt att detta datum är nära i tid vid uppdatering och start av aktiviteter då man inte vill arbeta med detta retroaktivt (automatiskt datum sätts när man kryssar för aktiv på aktiviteten).

Guide: välj om man måste välja en guide för att koppla aktiviteten, t ex omplaceringsguiden vid 180 rehabkedjedagar el som ovan rehabutredning vid 15 dagars sjukfrånvaro. Då visas guiden när man för musmarkören över pilen i rehabjournalen sedan och klickar man kommer man direkt till den guiden för att anteckna. 

Snabbanteckning: kryssa för om detta ska användas för just denna typ av anteckning. Endast en anteckningsruta som sparas som en anteckningsrad i rehabjournalen fast med datumet och rubriken Snabbanteckning (om inte förifylld rubrik sätts). 

Inställningar: en aktivitet måste vara aktiv för att visas. Åtkomst och notifiering: ange om en aktivitet endast ska vara synlig för viss/a/ behörighetsgrupp(er). Man får endast meddelande på de aktiviteter man har synliga här. Denna funktion gör att man kan begränsa aktiviteter till vissa behörighetsgrupper.

Har man aktiverat processkedjan och aktiviteterna så visas de i rehabjournalen och på startsidan så fort de uppnår antal dagar/tillfällen enligt inställningarna..

Gröna pilar är utförda aktiviteter och röda pilar nästa steg i ärendet att en rehabutredning ska göras:

För man musmarkör över så visas text vad att göra och klickar man på pil eller i Att göra kopplas man till guide som är angiven enl ovan. 

Man kan också välja att avföra en aktivitet. Hantera aktiviteter När en aktivitet är aktiv och har börjat att användas så låses den, så att inställningar inte kan ändras. Så länge den inte är aktiv går den att ändra. Om man vill ändra en låst aktivitet, kopiera då den först och spara med nytt namn. Aktivera och inaktivera den gamla. 

Koppla aktivitet i organisationen  

Aktiviteter kan ställas in per organisationsenhet, så att man gradvis kan införa det i en organisation. Det går också utmärkt att testa aktiviteter i testföretaget. Varje organisations-enhet måste ha datum, då den organisationen går igång med aktivitetshanteringen.

Klicka på den valda aktiviteten då nedanstående bild kommer fram och välj "Hantera":

 Klicka därefter på 

Välj organisation. Välj datum fr.o.m. aktiviteten ska gälla från = aktivitetsstart och fr om den ska beräknas = beräkningsstart. För flera aktiviteter brukar ett år användas som beräkningsintervall. 

Obs! Ny aktivitet måste: 

• Antingen kopplas per organisationsenhet(er) 

• Eller hela organisationen 
D.v.s. När man startar aktivitetsfunktionen bestämmer man om det ska gälla för hela organisationen, eller en del av organisationen. Om inget organisationsurval görs, så omfattar aktiviteten(erna) hela organisationen. 

Aktivitetskedjan i Adato 

Aktiviteter visas som en kedja av pilar (aktivitetslista) i ett rehabärende:

Utför aktivitet Om du ska utföra och dokumentera aktiviteten, klicka på pilen eller namnet i listan ”Att göra”: En bild visas:

Om aktiviteten hade varit kopplad till en snabbanteckning, hade den kunnat dokumenteras i en dialogruta och därefter sparats som en anteckning på rehabärendet. När aktiviteten är utförd visas kopplingen med en symbol på rehabärendet:

Om man skapar en guide, och det finns en aktivitet som ska utföras med den guiden – får man en fråga om man vill koppla guiden till aktiviteten. Den vägen går alltså också bra.

Koppla snabbanteckning till aktivitet 

Genom att koppla en aktivitet till en snabbanteckning, kan man direkt skriva en anteckning i en dialogruta som sparas som en anteckning i rehabärendet. Och den sparas som en anteckning i rehabärendet

Om man för aktiviteten dessutom angett att man kan koppla den till en guide – sparas anteckningen i den guiden på rehabärendet. I annat fall sparas den i anteckningsguiden.

Aktivitet, färg och symbol

Avsluta ett rehabärende – avsluta aktiviteter När man avslutar ett rehabärende, avslutas alla oavslutade aktiviteter (väljer man avbryt ska ärendet inte avslutas). Alla aktiviteter kopplas då till samma guide, avslutguiden, och visas i journalen som en vit diamant. Aktiviteterna visas då som en pil på avslutsguiden. Om man öppnar ett avslutat ärende förblir aktiviteterna kopplade på avslutsguiden. Om avslutsguiden tas bort blir aktiviteterna frikopplade och aktuella igen.

OBS! Det kan vara bra att veta att det går att ändra t ex textbeskrivning i en befintlig och aktiverad aktivitet, det som inte påverkar beräkningarna. Vad dock försiktig med att ändra mellan rehab och prehab, då byte av den typen av systematik kan upplevas förvirrande för cheferna (en aktivitet som varit prehab blir plötsligt rehab och då finns risk att chef ej hittar den). Redan skickade meddelandelänkar ändras inte heller.

Meddelanden kopplade till processkedjan
 Det finns också möjlighet att skicka meddelanden kopplade till aktivitetskedjan och processen av pilar som visas. I Admin- Meddelande- Inställlningar- Adato- Aktivitet finns iställningar för att skicka mail för aktiviteter”. Ange x antal dagar innan föraktiviteterna. 
 

Här finns också Adato-Aktivitet med fördefinierad ämnesrubrik samt meddelande-innehåll. Markera respektive aktivitet. Det måste sedan läggas på som meddelandebevakning via Hantera Gruppnotifiering.

Varje ämnesrubrik ovan visas i samlingsmailet som e-postas till användarna. Väl inloggad i systemet ser de resten av meddelandet (texten i bilden ovan). Det finns två saker att tänka på i samlingsmailet:

• Har man samma ämnesrubrik för alla aktiviteter så visas en rad, dvs det kommer att stå antal meddelanden för aktiviteterna. 

• Har man olika ämnesrubriker för varje aktivitet så visas fler rader med dessa i samlingsmailet, dvs man kan särskilja och visa användare hur många meddelanden det finns för varje aktivitetstyp.