Det går att göra registerutdrag, både från Adato, Novi och Stella och vid valet kan man välja aktuellt system eller att ta registerutdrag från fler system i samma utdrag. Detta kan man göra om personen/medarbetaren själv begär att få all information om sig eller om man vill se all dokumentation samlad för en specifik person och oavsett information som finns på den medarbetaren (och ev från flera system).
Via menyn når man funktionen Registerutdrag (bör behörighetsmässigt göras av administratör), sök fram medarbetare att ta registerutdrag för, samt om fler system ska tas med i utdraget (default är det system man utgår från):
En rapport skapas nu med försättssida, innehållsförteckning samt vilka typer av uppgifter som finns på personen. Dessutom följer en sida i slutet av dokumentet där varje (data)begrepp kan förklaras med text kring varför dessa uppgifter sparas och i vilket syfte (beskrivande texter kring begreppen). Även inställningar för den gallring som är gjord på resp databegrepp kommer med på utskriften. Beskrivningen görs på gallringsinställningarna i Admin och bör innehålla ändamål, kategorier av uppgifter som innefattas, var de hämtas från samt den registrerades rättigheter.
Detta lutar sig mot artikel 15 i GDPR som säger att man ska kunna begära ut en kopia av de personuppgifter som behandlas, och anteckningar klassas som personuppgifter. Registerutdrag har funnits sedan 2018 i våra system, tidigare togs det från Admin.
Behörighet till att ta registerutdrag styrs av behörighet ”Admin Registerutdrag från Adato/Stella/Novi”, läsa ger behörighet att kunna ta en sådan rapport. Tänk på att om man skulle tilldela chefer att göra ett sådant utdrag så kan man få tillgång till guider som man normalt inte har i sin roll, bör därför begränsas till att HR/admins gör denna typ av utskrift.
Kommentarer
0 kommentarer
Artikeln är stängd för kommentarer.