Vad behöver jag som systemansvarig löpande tänka på, när systemen väl är i drift?

Löpande administration av Admin

Det som kontinuerligt och regelbundet behöver underhållas i Admin och allmänt är:

• Uppdatering av användare (och ev. behörighetsgrupper) om inte import av detta sker  
• Kontrollera systemloggar efter felaktigheter löpande
• Gör gallring (borttagning av data) enligt gallringsinställningar och era bestämda rutiner
• Läs all information från Miljödata och hålla sig a jour med nya versioner samt inställningar i kommande versioner
• Meddela Miljödata om det är nya kontaktpersoner från er sida
• Stötta, hjälp era chefer och även hålla koll på att ärenden verkligen drivs framåt och åtgärder mm slutförs
• Titta på våra filmer och dokument, delta på webbinarier eller hör av er om utbildning behövs så hjälper vi er
• Hör av er vid frågor och behov av support

Uppdatera användare

Fliken med användare behöver kontinuerligt uppdateras (såvida inte import av chefer sker) beroende på att chefer slutar, chefer byter organisation eller nya chefer tillträder. Det kan också vara andra behörigheter såsom nya HR-kollegor.

Redigera en användare genom att inaktivera (markera som inaktiv) om denne slutat, och spara sedan – man raderar aldrig en chef då det finns dokumentationsinformation som denne har gjort i systemet. Har chefen bytt organisation, klicka på Hantera organisationsbehörighet och koppla om chefen organisatoriskt, spara sedan. Ny chef läggs till via knappen Lägg till användare, läs mer om detta i Admin-manualen.

Vid ansvarig-import sköts detta moment automatiskt, men man ser i Användare-fliken vilka chefer som tillkommit och således behöver utbildning/genomgång samt tilldelas behörighetsgrupp. Vissa hanteras ändå manuellt även vid ansvarig-import t ex HR-personal.

Det är viktigt att mailbevakningar utgår som planerat, se över så att ingen saknar mailadress i listan med chefer. Kontrollera regelbundet samtliga chefer som ligger aktiva i denna flik och även att mailadresserna är korrekt inskrivna. Man ser även senaste inloggning som kolumn.

Du ser i Admin-Systemloggar om du inaktiverat import på vissa chefer om dessa överförs. Tips är att välja Händelse ’Import’ och titta i själva filen (dvs klicka på anteckningssymbolen som visas på raden), sök på ”Begärd att inte importeras” och titta på de rader som visas under, så listas de chefer som ej importeras (kan tex vara förvaltningschefer).

På vissa chefer kan man nämligen välja att stänga av importen om man vill göra andra inställningar (t ex organisatoriskt sett) än de som följer med integrationen – då är detta en bra väg att se lista på vilka man stängt av importen på.

Tips är också att använda en inbox i ert mailsystem för att se om chefer försöker svara på automatiska bevakningsmail som går ut, eller om det finns error-studsar, dvs felaktiga mailadresser.

Uppdatering och information från Miljödata

Uppgradering till nya versioner föregås alltid av information från Miljödata, via mail med versionsbeskrivning, det finns alltid information om detta i supportforumet också (både versionsdokument och en kortare versionsöversikt). Supportforumet har alltid de senast uppdaterade manualerna. Supportforumet nås via länken support.miljodata.se

På forumet finns även alla senast uppdaterade manualer och filmer för att hämta och använda/läsa. Har ni lagt användarmanual och film på Adatos/Stellas/Opus/Novis respektive startsida (i systemet) så uppdatera när det kommit en ny version då även manualerna uppdateras vid versionsbyte!

Det man behöver göra när det kommer info om ny version är att läsa igenom informationen och ev ta ställning till nya funktioner och även ev ställa in dessa. I versionsbeskrivning står alltid på slutet vad man som systemadministratör behöver tänka på. Produktuppdatering sker vanligtvis minst 2 gånger per år.

Systemansvariga mot Miljödata

Ni som systemansvariga har ansvar för systemen internt, dvs att allt fungerar som det ska och ger support gentemot era användare. Detta innebär även uppföljning av att arbete sker i systemen så att inte chefer missar viktiga bitar kring dokumentation i arbetsmiljöarbetet. Sätt en bra rutin internt för uppföljning av chefer och att allt dokumenteras löpande och avslutas.

Ni som är systemansvariga kan vända er till Miljödatas kundservice vid behov av t ex felsökning, frågor eller hjälp. Det måste alltid finnas minst en namngiven person som står nertecknad som systemansvarig och därigenom mottagare av information från Miljödata, får tillgång till supportforumet där man kan finna material mm samt ställa supportfrågor till oss.

Se till att uppdatera Miljödata om byte av systemansvarig sker el om förstärkning sker internt så att fler ansvariga behöver noteras. Missa inte att se till att det finns en administratör som kan hantera admin-delen (t ex tilldela behörighet till chefer mm) under semester och ledighet - Miljödata har varken rättighet eller skyldighet att ändra behörigheter i systemet!

Kontrollera loggar och integration löpande

I Admins meny ser man när senaste integration gjordes från lönesystem till Adato/Stella/Opus/Novi (samma integration till samtliga om man har flera system). Ta för vana att slänga ett öga på detta varje gång du loggar in i Admin, så att inte något av någon anledning stannar av gällande integrationen. Titta även regelbundet på fliken Admin-Systemloggar och välj följande via knappen ”Fler filter” för att se till att allt löper på som det ska:

• Import – så att den kommer regelbundet och inte av någon anledning stannar av (vi flaggar också med supportärende om vi ser signaler på fel)
• Fel samt Internfel - så att inga fel noterats i filöverföringen

Se även på Admin-Meddelandehistorik att mailbevakningar till chefer går som de ska och inte av någon anledning stannar av. Ovan är några bra checkpunkter att regelbundet ser över.

Stötta era chefer internt

Stötta era chefer i form av:

• Support, hjälp, frågor, inloggning, utbildning mm (många användare tipsar om drop in tillfällen där chefer löpande får komma och ställa frågor, prata om komplicerade ärenden eller helt enkelt avsätta tid att dokumentera)
• Sök i varje systems översikt över de chefer som är inaktiva eller inte fullföljer dokumentation kring rehabärenden, händelser mm (välj knappen med tre prickar för att kunna göra fler urval och sökningar. Stötta de chefer som har behov av detta samt sällananvändare
• Uppdatera de länkar som finns på startsidan, t ex när ny version kommer så att alltid senaste användarmanual och användarfilm finns där som hjälp för cheferna

Rekommendationer från Miljödata

• Att ni använder SSO, Single Sign on, (SAML 2.0) för säkrare inloggning samt att det också underlättar för chefer som slipper ha ytterligare lösenord (även SSO för medarbetare i Stella)
• IP-begränsningar för åtkomst av applikationerna (nås via VPN om man arbetar hemifrån)
• SLL-certifikat finns för kryptering (vid egen drift)